1. Introducción
La presente política de tratamiento de datos personales tiene como finalidad establecer los lineamientos bajo los cuales la empresa SYNTAX COMPANY S.A.S, dedicada a conectar comercios y usuarios para el agendamiento de citas, turnos y reservas en Colombia, realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como demás normas complementarias vigentes en materia de protección de datos personales.
2. Definiciones
Para efectos de esta política, se aplican las siguientes definiciones:
– Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
– Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
– Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
– Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
– Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
– Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
– Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Principios
SYNTAX COMPANY S.A.S aplicará los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012:
– Legalidad
– Finalidad
– Libertad
– Veracidad o calidad
– Transparencia
– Acceso y circulación restringida
– Seguridad
– Confidencialidad
4. Finalidades del Tratamiento
Los datos personales recolectados por SYNTAX COMPANY S.A.S serán utilizados para:
– Gestionar el agendamiento de citas, turnos y reservas.
– Enviar recordatorios, notificaciones y confirmaciones.
– Realizar análisis estadísticos y de comportamiento de uso.
– Mejorar la experiencia del usuario y optimizar los servicios.
– Cumplir obligaciones legales y contractuales.
4.1 Información de ubicación
La Aplicación podrá recopilar y tratar datos de ubicación del dispositivo del Usuario con la finalidad de (i) identificar y mostrar establecimientos cercanos (negocios o comercios) en los cuales el Usuario pueda agendar turnos, citas o reservas, y (ii) optimizar los resultados de búsqueda y la experiencia de uso en la Plataforma.
4.1.1 Base y alcance de la recopilación.
La recopilación de datos de ubicación (incluidas, de manera enunciativa mas no limitativa, coordenadas GPS, información de redes Wi‑Fi y otros identificadores de ubicación disponibles en el dispositivo) se realiza exclusivamente conforme a la configuración del dispositivo y a los permisos expresamente otorgados por el Usuario a la Aplicación. La negativa o revocatoria de dichos permisos puede limitar ciertas funcionalidades, sin impedir el acceso a la búsqueda manual por nombre del establecimiento.
4.1.2 Uso sin geolocalización.
El Usuario podrá utilizar la Plataforma sin habilitar la recopilación de datos de ubicación, empleando para ello el buscador interno e ingresando el nombre exacto con el que el establecimiento se encuentra registrado en la Plataforma. En este supuesto, la Aplicación no accede a datos de ubicación del dispositivo del Usuario.
4.1.3. Categorías de Usuarios y condiciones de recopilación.
- Usuarios finales.
La Plataforma podrá recopilar la ubicación precisa del dispositivo del Usuario final mientras la Aplicación se encuentre en pantalla o ejecutándose en segundo plano, a partir del momento de su apertura, siempre y cuando el Usuario haya otorgado los permisos correspondientes. No obstante, el Usuario final puede optar por no habilitar la recopilación de ubicación y utilizar el buscador ingresando el nombre exacto del establecimiento de interés. - Proveedores.
La Plataforma podrá recopilar la ubicación precisa del dispositivo del Proveedor únicamente para (i) registrar la ubicación del establecimiento al momento de su alta en la Plataforma, y (ii) actualizar dicha ubicación cuando así lo solicite el Proveedor. En ambos casos, la recopilación tendrá lugar mientras la Aplicación se encuentre en pantalla o ejecutándose en segundo plano y siempre que el Proveedor haya otorgado los permisos correspondientes.
4.1.4. Finalidades específicas.
Los datos de ubicación se tratan con los siguientes fines: (a) presentar establecimientos cercanos relevantes para el agendamiento; (b) mejorar la precisión de los resultados y tiempo estimado de desplazamiento, cuando corresponda; (c) mantener la consistencia del directorio geográfico de establecimientos; y (d) permitir la actualización eficaz de la ubicación declarada por los Proveedores.
4.1.5. Conservación.
Los datos de ubicación serán conservados por la Plataforma únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades descritas en la presente cláusula.
En el caso de los Usuarios finales, la Plataforma no conservará datos de ubicación una vez que hayan sido utilizados para habilitar las funcionalidades de búsqueda, visualización de establecimientos cercanos o prestación del servicio. Dichos datos serán procesados en tiempo real y no se almacenarán, registran ni mantendrán con posterioridad al uso inmediato de la función correspondiente.
En el caso de los Proveedores, los datos de ubicación serán conservados únicamente para efectos de registro y actualización de la ubicación del establecimiento, respetando los plazos de retención establecidos en la Política de Privacidad y conforme a la normativa aplicable. Una vez cumplidas dichas finalidades, los datos serán suprimidos, anonimizados o bloqueados, según corresponda.
4.1.6. Control y revocación de permisos.
El Usuario podrá gestionar o revocar en cualquier momento los permisos de ubicación desde los ajustes del dispositivo y/o desde la configuración de la cuenta en la Plataforma. La revocación surtirá efectos hacia el futuro y no afectará la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad con base en el consentimiento vigente.
5. Derechos de los Titulares
Los titulares de los datos personales tienen derecho a:
– Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada.
– Ser informados sobre el uso de sus datos.
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos.
– Acceder gratuitamente a sus datos personales.
6. Deberes del Responsable del Tratamiento
SYNTAX COMPANY S.A.S se compromete a:
– Garantizar al titular el ejercicio de sus derechos.
– Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
– Informar al titular sobre el uso de sus datos.
– Tramitar consultas y reclamos.
– Cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos.
7. Transferencia de Datos a Terceros
SYNTAX COMPANY S.A.S podrá compartir datos personales con terceros únicamente cuando sea necesario para la prestación del servicio, o por obligación legal, garantizando siempre el cumplimiento de esta política y la legislación aplicable.
8. Medidas de Seguridad
SYNTAX COMPANY S.A.S implementa medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido.
9. Procedimiento para Ejercer Derechos
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita enviada al correo electrónico tech@syntaxcompany.com, indicando su nombre completo, tipo de solicitud y datos de contacto. SYNTAX COMPANY S.A.S responderá en los plazos establecidos por la ley.
10. Vigencia de la Política
La presente política entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2025 y estará disponible en el sitio web oficial de SYNTAX COMPANY S.A.S. Cualquier modificación será comunicada oportunamente a los titulares.